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广西行政处罚案卷标准

附件1

广西壮族自治区行政处罚案卷标准

 

为进一步完善自治区各级行政机关(包括合法授权或者委托实施行政处罚的组织)的行政执法案卷,规范行政执法行为,不断提高行政执法水平,根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》和自治区有关规定,制定本标准。

本标准分为主要术语、基本标准、一般标准和附则四部分。

主要术语

1.处罚主体:是指依法享有行政处罚权的行政机关和法律、法规授权实施行政处罚的具有管理公共事务职能的组织。

2.被处罚主体:是指实施违反法律、法规、规章的行为,受行政处罚的公民、法人或者其他组织。

3.行政机关负责人:是指该行政机关的法定代表人或者主管负责人;行政机关所属执法机构的负责人和受委托组织的负责人,也可视为“行政机关负责人”,但应在行政机关内部执法程序或者执法委托书中明确规定。

4.当事人基本情况;当事人是公民的,要记载其姓名、性别、年龄、身份证号码、住址、单位、职业、联系方式等;当事人是法人或者其他组织的,要记载其单位名称、地址、法定代表人或者负责人姓名、职务、联系方式等。

5.基本标准:是指反映行政处罚案卷基本要素的标准。包括主体资格、事实证据、适用法律和程序规则等。

6.一般标准:是指反映行政处罚案卷中各种法律文书制作和使用规范的一般要求的标准。

7.技术处理:是指在案卷文书涂改处按压指印或者加盖印章等。

基本标准

一、主体资格

(一)处罚主体:

1.实施行政处罚的主体具有法定资格。

2.实施行政处罚符合法定权限。

3.印章使用符合法律规定。

4.履行行政执法职责的人员必须是持有效《广西壮族自治区行政执法证》的行政执法人员。

(二)被处罚主体:

1.被处罚主体确认清楚。

2.被处罚主体是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。

3.被处罚主体是违法行为的当事人。

二、事实证据

(一)作出行政处罚所认定的违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实。

(二)法律文书能够准确记载违法行为的时间、地点、情节、程度和后果。

(三)卷内证据应当具备合法性和有效性。

(四)卷内证据能够证明违法行为的性质、情节、程度和危害后果。

三、适用法律

(一)认定违法事实和实施行政处罚的依据是现行有效的法律、法规、规章。

(二)认定违法事实和实施行政处罚引用法律、法规、规章依据及其条、款、项、目准确无误。

(三)行政处罚的种类和幅度符合法定要求。

四、程序规则

(一)实施行政处罚按照立案、调查取证、审查决定、送达执行的步骤进行。

(二)实施行政处罚符合法定程序和规则。

(三)履行行政处罚程序的每一环节有相应法律文书记载,并符合法定形式要件。

(四)行政机关在适用行政处罚程序时,可在法律允许的范围内,适当简化文书和工作环节。

一般标准

一、立案。主要文书:立案审批表

立案审批表应当记载初步掌握的案件当事人和案件情况,并准确记载案件来源、承办意见、审批意见、审批时间等。

二、调查取证。主要文书有调查笔录、取证文书、鉴定结论或相关说明、听证文书、调查终结报告等。

(一)调查笔录。包括:询问笔录、检查(勘验)笔录等。

1.询问笔录。应当准确记载询问起止的时间和地点、询问人和记录人签名、被询问人的基本情况、询问内容、被询问人对笔录的意见及签名或者盖章。

2.检查(勘验)笔录。应当准确记载检查(勘验)时间和地点、被检查人的基本情况、检查(勘验)的内容、检查人员签名、被检查人对笔录的意见及签名或者盖章。

(二)抽样取证文书。包括取证审批文书、取证通知书、物品清单、物品处理通知书。

1.取证审批文书。应当准确记载案件调查的基本情况、需要取证的理由、取证内容、承办人意见、负责人审批意见及其申请和批准时间。

2.取证通知书。应当准确记载当事人名称(姓名),取证事由、时间和地点,行政机关印章。

3.物品清单。应当准确记载物品的数量、品级、名称、规格、型号、型号、形态,当事人签名或者盖章,两个执法人员签名或者盖章。

4.物品处理通知书。应当准确记载当事人的名称(姓名)、物品处理意见、执法人员、当事人签名或者盖章、行政机关印章和通知时间。

(三)先行登记保存证据文书。包括先行登记保存证据审批文书、先行登记保存证据通知书、物品清单、物品处理通知书(文书内容同本标准抽样文书所列各项)

(四)相关证明文书。包括鉴定结论、相关说明和授权委托书。

1.鉴定结论或者相关说明。应当准确记载鉴定或者说明的单位或者个人名称、申请鉴定或者说明的时间及事由、明确的结论性意见;鉴定或者说明部门的印章和鉴定时间。

2.授权委托书。应当注明受托人姓名,授权委托的内容和时间,授权委托人签名或者盖章。

(五)听证文书。包括听证告知书、听证通知书、听证公告、听证记录、听证报告等。

1.听证告知书。应当准确记载当事人名称、违法事实、认定依据、拟作出行政处罚的种类和幅度、当事人依法享有要求举行听证的权利、法定期限、行政机关的名称、地址、印章及其告知时间。

2.听证通知书。应当准确记载举行听证的时间、地点、听证主持人的姓名、当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利、行政机关印章及其通知时间。

3.听证公告。应当准确记载听证事由、举行听证的时间、地点、行政机关印章及其公告时间。

4.听证笔录。应当准确记载举行听证的时间、地点;听证主持人、记录人、当事人、代理人、案件调查人的姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等基本情况;案件调查人的案件简介;当事人对案件涉及的事实、证据和依据进行陈述申辩的内容;当事人签名。

5.听证报告。应当准确记载案件来源和案件调查认定的基本情况;举行听证的时间、地点和参加人情况;当事人针对行政机关认定的违法事实、情节、适用法律等陈述和申辩的理由和证据,以及从轻、减轻或者不予行政处罚的要求;主持人的意见和建议。

(六)调查终结报告(可与案件处理呈批文书合并使用,报告主要内容同本标准案件处理呈批文书所列各项)

三、审查决定。主要文书有:案件处理呈批文书、案件集体讨论记录、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书、责令改正通知书等。

(一)案件处理呈批文书。应当准确记载当事人的基本情况、调查确认的违法事实、情节、后果;认定和处罚的依据;承办人意见和签名;行政机关负责人审批意见、签名和审批时间。

(二)行政机关负责人集体讨论记录。应当准确记载集体讨论的时间、地点;主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及其职务;案情简介;会议作出的结论性意见。

(三)行政处罚事先告知书。应当准确记载当事人的基本情况;违法事实和证据;违反法律、法规、规章的名称及其条、款、项、目;拟作出行政处罚的种类和幅度;当事人依法享有陈述权、申辩权、要求举行听证的权利及行使权利的方式和期限;行政处罚的行政机关名称和日期;行政处罚实施行政机关的印章。

(四)行政处罚决定书。应当准确记载当事人的基本情况;违法事实和证据;违反法律、法规、规章的名称及其条、款、项、目;实施行政处罚的依据及其种类;行政处罚的履行方式及其期限;当事人不服行政处罚决定,申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限;作出行政处罚的行政机关名称和作出决定的日期;做出行政处罚的行政机关印章。

(五)责令改正通知书。应当准确记载当事人的基本情况;违法事实和违反法律、法规、规章名称的全称及其具体条、款、项、目;责令改正的内容及期限;作出责令改正的行政机关名称、印章及日期。

四、送达执行。主要文书有:送达文书、执行文书。

(一)送达文书。主要是送达回证,应当准确记载送达文书的名称、文号;受送达人的名称(姓名);送达的时间、地点和送达方式;行政机关印章、送达人签名、收件人签名及其签收时间。留置送达的应当在备注中注明;公告送达的应当将公告文书归档入卷;邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中。

(二)执行文书。

1.行政处罚全部履行的,应当具有相应的凭证。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等,此类文书应当按照财政部门的统一要求填制。

2.行政处罚部分履行的,应当具有相应的审批文书。如延期、分期缴纳罚款审批文书或者无法继续履行的说明等,此类文书应当准确记载当事人的名称(姓名)和违法事实;违反法律、法规、规章的名称;承办人关于延期、分期或者无法继续履行的理由和签名;行政机关负责人审批意见、签名以及审批时间。

3.行政处罚逾期不履行的,应当具有加处罚款的文书;查封、扣押、冻结文书;申请法院强制执行文书等。

1)加处罚款文书。应当在卷中附存加处罚款的行政处罚缴款书或者银行代收凭证。

2)查封、扣押、冻结文书。包括审批文书、通知书、物品清单、物品处理通知书等(文书内容同本标准抽样取证文书所列各项)。

3)申请法院强制执法文书。按照法院统一要求填制。

五、结案。主要文书是结案审批文书。

结案审批文书。应当准确记载当事人名称(姓名)和违法事实;行政机关做出行政处罚决定的内容和时间;行政处罚决定的执行结果;承办人申请结案的意见、签名及其时间;行政机关负责人同意结案的意见、签名及其时间。

六、案件移送文书。应当准确记载当事人基本情况;案件移送理由、移送内容;移送机关名称、印章以及移送时间等。

七、立卷归档。应当符合档案管理的有关规定。

(一)行政处罚案件原则上实行一案一卷,一卷一号。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件,可以实行一案多卷,即正卷和副卷。

(二)文书填制。卷内文书使用黑色或蓝黑色钢笔、签名笔或者毛笔书写,字迹清晰,页面整洁。涂改处应当进行技术处理,空白处应当做划线标注。

(三)证据保存。不能随文书装订立卷的证据,应放入证据袋中,随卷归档,并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容;不能随文书立卷半夜的录音、录像或实物证据,需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及其存放地点等内容。

(四)文书装订顺序。卷内文书可选择下列两种顺序排列:第一种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前,其余文书按照办案时间顺序排列;第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前,其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类按序排列。

(五)卷内文书页码。采用阿拉伯数字逐页编写页码,正页在右上角、反页在左上角。

(六)破损文书应修补或者复制。文书过小的应衬纸粘贴,文书过大的应折叠整齐。

(七)案卷封皮、卷内目录和备考表填写规范。案卷装订无金属物。

(八)立卷归档符合档案法的其它要求。

附 则

一、本标准实施中的问题由自治区法制办公室负责解释。

二、本标准自发布之日起实施


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